JAK ZAPROJEKTOWAĆ I ZARZĄDZAĆ SWOJĄ FIRMĄ W SPOSÓB GRAFICZNY

Systemy zarządzania biznesem (BMS) są świetne w teorii. Oferują one narzędzia i strategie do dokumentowania procesów biznesowych i definiowania sposobu pracy. Są one standardową metodą osiągnięcia spójności i jakości we wszystkim, co robisz.

Ale co zrobić, jeśli nikt nigdy nie korzysta z przyjętych przez Ciebie narzędzi lub dokumentów, które z nimi tworzysz? Co zrobić, jeśli nie są łatwo dostępne, albo są zbyt skomplikowane lub szczegółowe, aby mogły być przydatne w codziennej pracy? Co jeśli system jest tworzony dużym kosztem i nigdy więcej się do niego nie odwołuje?

Przecież System Zarządzania Biznesem jest cenny tylko wtedy, gdy jest łatwy w użyciu, pomocny i rozpoznawalny jako "sposób, w jaki Twoja firma robi rzeczy".

Celem systemu BMS powinno być umieszczenie procesów biznesowych na pierwszym planie i w centrum uwagi Państwa pracowników.

Powinien to być System Jakości, który zapewni, że wszyscy w Państwa firmie będą widzieć, w jaki sposób i dlaczego robicie Państwo to wszystko. Powinien to być sposób, w jaki zademonstrują Państwo swoje przywiązanie do wartości zawartych w ISO 9001 i wielu innych normach.

Nie powinien to być folder dokumentów statycznych ukrytych i nigdy więcej nie oglądanych, a raczej dynamiczny rdzeń Twojej firmy.

Tu właśnie pojawia się graficzne podejście do zarządzania biznesem.

Ten przewodnik wyjaśni, dlaczego i w jaki sposób należy zacząć dokumentować swoje procesy i procedury biznesowe w formie graficznej, czyniąc z nich bijące serce swojej działalności.

Zbada on, w jaki sposób graficzne podejście może pomóc wprowadzić w życie cały system jakości Twojej firmy, ułatwiając ciągłe doskonalenie i dając Twojej firmie nieuchwytną przewagę konkurencyjną.

Dlaczego potrzebujesz systemu BMS?

Kiedy firma jest mała, każdy wie wszystko o tym, jak działa.

Zespół nie musi dokumentować tego, co robi, ponieważ po prostu "wie", jak to zrobić. I tak ściśle ze sobą współpracują, że zawsze mogą się dostosować i improwizować, aby sprostać nowym wyzwaniom. Ale w miarę rozwoju firmy, praca w ten sposób staje się coraz trudniejsza, a wręcz niemożliwa.

W miarę jak zespoły rozwijają się, zmieniają i rozpraszają, tak cenna wiedza i doświadczenie mogą się rozprzestrzeniać. Jednocześnie stare błędy mogą być powielane, a nieefektywność wzmacniana.

W pewnym momencie nie wystarczy już tylko "poznanie" najlepszych praktyk, trzeba zacząć formalnie dokumentować i dzielić się nimi, w przeciwnym razie grozi utrata tych spostrzeżeń i trzeba zacząć od nowa.

Przyjęcie Systemu Zarządzania Biznesem nie polega na narzuceniu nowej warstwy biurokracji rozwijającej się firmie, lecz na stworzeniu dynamicznej bazy wiedzy, na której można zbudować cały przyszły sukces.

Luka w procesie powiększania skali - rozpoczęcie pracy

Już wcześniej mówiono, że jeśli Twoja firma podwoi swoje rozmiary, to w końcu przeprojektujesz każdy proces, który masz. Które narzędzia i procesy mogą być wdrożone w celu zapewnienia, że firma jest elastyczna i zwinna, Jak poradzić sobie z nieuniknioną luką w procesach skalowania?

Wyzwanie związane z przejściem od fazy rozruchu do fazy skalowania

Tradycyjnie, w firmach przechodzących od statusu małych przedsiębiorstw rozpoczynających działalność gospodarczą do firm o zwiększonej skali działalności, wskaźnik sukcesu był niski. Jak zauważyła Sherry Coutu, przewodnicząca ScaleUp Institute.

"...tylko niewielka grupa startupów osiąga znaczny wzrost przychodów - tylko jeden procent ma sprzedaż przekraczającą 1 milion funtów sześć lat po rozpoczęciu działalności".

Dla tych firm, które dostarczyły na rynek udany produkt i znajdują się w okresie wzrostu - wyzwaniem będzie poszerzenie oferty i bazy klientów przy jednoczesnym zapewnieniu klientom tego samego poziomu jakości, raz za razem.

Ale być może nie będzie to takie łatwe do osiągnięcia.

Rozpoczynając nowe i złożone projekty, możesz mieć większe trudności z odtworzeniem jakości na skalę. Może to być spowodowane tym, że nigdy nie miałeś czasu, aby naprawdę przemyśleć lub zarządzać sposobem, w jaki Twoja firma "robi rzeczy".

Bez dobrze rozumianego zestawu procesów biznesowych regulujących dostawę Twojego produktu końcowego, nagły wzrost może spowodować, że systemy tworzone w sposób doraźny będą przytłoczone.

Terminy mogą zacząć się przesuwać, realizacja może stać się coraz bardziej chaotyczna, a panować może zamieszanie.

Dlaczego systemy zarządzania przedsiębiorstwem istnieją

I dlatego istnieją formalne Systemy Zarządzania Biznesem, które pomagają firmom znaleźć sposób na zdefiniowanie, udokumentowanie i wdrożenie najlepszych praktyk we wszystkim, co robią.

Zostały one zaprojektowane tak, aby pomóc w dokumentowaniu sposobu prowadzenia działalności gospodarczej przy jednoczesnym identyfikowaniu nieefektywności, poprawie wyników biznesowych i zwiększeniu efektywności pracowników w miarę rozwoju.

System Zarządzania Biznesem może być wdrożony przez zewnętrznych konsultantów lub wewnętrzne zespoły, przy użyciu standardowego oprogramowania biurowego lub specjalistycznych, autorskich rozwiązań. Rozwiązania te różnią się między sobą stopniem kosztów i złożoności, niektóre wymagają instalacji aplikacji, inne oferują bardziej lekkie podejście.

Jednak niezależnie od tego, jak się na to zdecydujesz, przyjęcie systemu BMS jest ważnym krokiem w ewolucji Twojej firmy. Oznacza to, że zaczynają Państwo rozwijać wspólne rozumienie wszystkiego, co robią Państwo jako firma. Oznacza to, że opracowują Państwo wspólny "język" lub "system" służący zapewnieniu jakości w całej organizacji.

Nie zapominajmy też, że opracowanie właśnie takiego systemu jakości jest kluczowym wymogiem dla norm ISO 9001, ISO 13485 i wielu innych.

Dokumentowanie procesów biznesowych

Jedną z podstawowych funkcji dobrego systemu BMS jest zapewnienie narzędzi do rejestracji, analizy i ciągłej optymalizacji procesów biznesowych.

W praktyce oznacza to dokładne zdefiniowanie i udokumentowanie, czym jest każde zadanie biznesowe i jak powinno być ono realizowane.

Niezależnie od tego, czy chodzi o diagramy przepływowe, czy też o długie formularze dokumentów, system BMS powinien pomóc Państwu w rejestrowaniu niezbędnych danych wejściowych i oczekiwanych wyników każdego procesu w Państwa firmie. Powinien pomóc Ci udokumentować wymagania i zależności każdej części Twojej działalności. Powinien pomagać w określeniu sposobu działania.

Tworzone przez Ciebie schematy i dokumenty pozwolą nowym stolarzom szybciej zorientować się, jak pracujesz. Pomogą one obecnym pracownikom zrozumieć i zoptymalizować istniejące procedury w celu zapewnienia lepszej jakości. Pozwolą Ci zidentyfikować luki i pominięcia w procesach, które prowadzą do błędów i marnotrawstwa. Pomogą zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów i poprawić wydajność w całej firmie.

W dłuższej perspektywie czasowej powinny one przynieść oszczędności i zwiększyć produktywność Twojej firmy.

Tworzenie Systemu Jakości

Celem jest, aby Twój system zarządzania biznesem stał się "bibilią" dostarczania doskonałości operacyjnej, którą każdy w Twojej firmie może śledzić i do której może się przyczynić.

Innymi słowy, powinien to być system, dzięki któremu zagwarantują Państwo konsekwentne dostarczanie wysokiej jakości produktów i usług swoim klientom. Mechanizm zarządzania i ciągłego doskonalenia podstawowych procesów w celu osiągnięcia maksymalnej satysfakcji klienta w możliwie najbardziej efektywny sposób.

Prawda jest jednak taka, że bez względu na to, jak skrupulatnie zostanie on opracowany, taki system nie będzie miał żadnej wartości dla Państwa firmy, chyba że wszyscy w Państwa firmie będą z niego rzeczywiście korzystać.

Dlaczego większość Systemów Zarządzania Biznesem zawodzi

Problem polega na tym, że zbyt często zdarza się, że systemy zarządzania przedsiębiorstwem nie są ani dostępne, ani przydatne dla całego przedsiębiorstwa.

Wiele systemów BMS jest uciążliwych i nadmiernie rozbudowanych. Są one nakazowe w sposobie działania i trudne do zmiany lub aktualizacji. Zbyt często przekazują procesy i procedury w gęstym i ciężkim tekstowo formacie, który jest trudny do przestrzegania. Czasami wymagają nawet hurtowej instalacji nowego oprogramowania w całej firmie, co nigdy nie jest szybką naprawą. Rzeczywiście, według Forrester Research, średnia branżowa dla instalacji takich aplikacji wynosi 14,5 miesiąca, co stanowi niedopuszczalny czas oczekiwania dla większości firm rozpoczynających działalność i MŚP.

W niektórych przypadkach instalacja BMS wprowadzi po prostu nowe i niepożądane warstwy rozwoju i biurokracji w rozwijającej się organizacji.

Jeśli System Zarządzania Biznesem jest nadmiernie skomplikowany i trudny w użyciu, Państwa zespół nieuchronnie będzie starał się znaleźć sposoby na uniknięcie jego stosowania. I oczywiście, jeśli procedury nie są właściwie przestrzegane, istnieje większe ryzyko popełnienia błędów, poślizgnięcia się w czasie i cierpienia jakości.

To wszystko z kolei zwiększa szanse na nieprzestrzeganie przepisów i zwiększa ryzyko, że Twoja firma nie przejdzie audytu jakości. A jeśli tak się stanie, to w pierwszej kolejności pokonuje przedmiot wdrożenia rozwiązania.