Systemy ERP

Wady systemów ERP (i firm konsultingowych) cz. II


4. Nieodpowiednia do potrzeb zawartość formatek

Nie jednokrotnie spotkałem się z sytuacją, kiedy to użytkownicy systemów ERP używali ich nich nieprawidłowo, wpisując na przykład :branżę kontrahenta w polu NIP, natomiast jego REGON w polu typ itp. Dlaczego? Ponieważ, gdzieś musieli te dane - dosyć ważne z punktu widzenia ich biznesu - wprowadzić. W sytuacji, kiedy to nie mieli do dyspozycji dedykowanych pól "Branża" bądź też "REGON", wpisywali je wówczas w inne pola - niewykorzystywane (dla przykładu  "NIP" czy "Typ"). Jaki jest tego efekt? Chaos informacyjny, a także dezorganizacja pracy innych, nieuświadomionych pracowników.

Inny dosyć częsty problem dot. formatek w systemach ERP: to jest nieuzasadniona biznesowo  wymagalność niektórych pól, czego niekiedy jest wpisywanie przez użytkowników "czegokolwiek" (np. "0" w polu "NIP" - co gorsze, jeśli pole to wymaga wówczas podania poprawnej wartości, zgodnej z zasadą budowy NIP-u...).

Formatki systemu ERP, czyli głównego narzędzia pracy w firmie, powinien on bowiem zawierać dokładnie te pola, których to potrzebują użytkownicy. Ponadto to , system powinien kontrolować poprawność umieszczanych wartości przez użytkownika (oczywiście tam, gdzie jest taka możliwość) a także pilnować wypełnień pól kluczowych.

5. Brak integracji wraz z  innymi systemami firmy
Nic nie frustruje bardziej aniżeli konieczność umieszczania tych samych danych kilka razy - w kilku miejscach. Niestety, poszczególne wdrożenia systemów ERP zapewniają użytkownikom owe atrakcje. Najczęściej dotyczy to sytuacji, kiedy to w firmie działa kilka systemów a więc: (np. mobilny system sprzedażowy, sklep internetowy, a także system ERP), które to nie są ze sobą powiązane - funkcjonują całkowicie niezależnie. Biorąc pod uwagę, iż system ERP według definicji jest "zintegrowanym systemem do zarządzania przedsiębiorstwem", jest to wówczas sytuacja co przynajmniej dziwna. Oprogramowanie w firmie powinno być bowiem spójne, działające na tych samych danych. W innym wypadku mamy do czynienia z chałupnictwem, natomiast nie wprowadzeniem z prawdziwego zdarzenia.

6. Brak możliwości do edycji szablonów dokumentów
Jak dotąd nie byłem w sytuacji, w której to raz zdefiniowane szablony wydruków z systemu jak : (raporty, wnioski i inne dokumenty) nie zmieniałyby się poprzez dłuższy czas. Przeciwnie, najczęściej wymagają one częstych, ale jednak drobnych korekt jak :(np. zmiana logo, dodatkowe informacje itp.). W przypadku kiedy to system ERP nie udostępnia funkcji tworzenia własnych szablonów oraz edycji tych  już istniejących, wszelkie modyfikacje należy zlecać firmie wdrożeniowej, co nie tylko jest kosztowne, ale również kłopotliwe (niemożliwe też dokonywanie ad-hocowych zmian).

7. Niedostateczna elastyczność

System ERP musi być bowiem dostosowany do procesów biznesowych, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie. Znaczy to, iż musi umożliwiać realizację wszystkich, także tych rzadko występujących oraz nietypowych. Najczęstszym problemem związanym z niewystarczającą elastycznością systemu ERP jest jednak brak możliwości sprzedaży produktu z racji na niski stan magazynowy. Pozornie jest to jednak pożądane zachowanie systemu, ale często w praktyce uniemożliwia to zarejestrowanie sprzedaży w przyszłości.