CRM vS Workflow

Porównanie systemów CRM oraz Workflow

Systemy CRM oraz Workflow mogą obecnie wydawać się bardzo do siebie podobne ze względu na kilka wspólnych płaszczyzn w zakresie funkcjonalności. Należą do nich między innymi: możliwość tworzenia baz kontrahentów i zarządzania nimi, funkcja katalogowania spraw i dokumentów związanych z danym klientem, a także obecność narzędzi pozwalających na planowanie przyszłych działań oraz archiwizację tych, które miały już miejsce. Istnieje jednak kilka znaczących różnic pomiędzy tymi systemami, które sprawiają, że praca na każdym z nich wygląda nieco inaczej. Co za tym idzie – tam, gdzie sprawdzi się system Workflow, niekoniecznie musi sprawdzić się system CRM.

Pierwszą wyraźną różnicą jest sposób, w jaki każdy z systemów postrzega wprowadzoną do niego sprawę do załatwienia i możliwości, jakie w związku z tym oferuje. Z jednej strony system typu CRM pozwala na stworzenie listy zadań przypisanych do danego klienta, nie ma w nim jednak możliwości rozbicia pojedynczego zadania na poszczególne podetapy, które muszą zostać zrealizowane w celu ukończenia zadania. Zatem wszystkie mniejsze procesy wchodzące w skład jednego zadania wymagają oddzielnej organizacji poza systemem. Systemy typu Workflow natomiast pozwalają na wprowadzenie do nich całego procesu związanego z załatwieniem danej sprawy. Dzięki temu po wprowadzeniu zadania system wie, co powinno być zrobione, kiedy i przez kogo i przekazuje tę informację pracownikom. Różnica między systemami CRM i Workflow polega więc na tym, że pierwszy jest w stanie rejestrować pojedyncze zadania i sprawy wymagające działania, ale to ten drugi pomaga w ich realizacji krok po kroku.

Systemy CRM i Workflow różnią się także między sobą grupą docelową, dla której zostały zaprojektowane. Systemy CRM zostały stworzone do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientem. W związku z tym mają często odgórnie zdefiniowane kategorie, które docenią handlowcy i marketingowcy, ale niestety nie sprawdzą się w pozostałych działach w firmie. System typu Workflow z kolei zazwyczaj pozwala na zdefiniowanie własnych kategorii spraw do załatwienia, niekoniecznie związanych ściśle z marketingiem i handlem. W takim wypadku jeden system może być z powodzeniem wykorzystywany przez całą firmę, łącznie z działem HR czy księgowością. Dodatkowo omówiona wcześniej możliwość wprowadzenia własnych procedur, w których krok po kroku zaplanowane są etapy potrzebne do wykonania danego zadania, ułatwia współpracę między różnymi działami i upłynnia realizację tego zadania.